Vom Antrag zum Projekt: Der Weg zum erfolgreichen ERASMUS+ Projekt

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ERASMUS+ – von der Idee zur Zusammenarbeit

Jedes Erasmus+ Projekt beginnt mit einer Idee. Bei der TALENTBRÜCKE oder unseren Kooperationspartnern entstehen regelmäßig innovative Projektideen (im aktuellen Antragszyklus zum Beispiel zu den Themen Sport im Gefängnis oder Resozialisierung). Neben bilateralen Absprachen gibt es die Möglichkeit, Ideen im Rahmen der “Conference on Project Development” (CPD) vorzustellen. Ähnlich dem “Eurovision Song Contest” präsentieren teilnehmende Organisationen aus ganz Europa ihre Projektideen. Über einen Zeitraum von etwa drei Monaten und in zwei Präsenzveranstaltungen wird im Netzwerk per Voting entschieden, welche Ideen am spannendsten klingen und somit zu einem Projektantrag ausgearbeitet werden.

ERASMUS+ Projekte sollen die Gesellschaft positiv verändern

Die ERASMUS+ Prioritäten

Kommt es zu einer Übereinkunft, bildet die antragstellende Organisation ein Konsortium aus interessierten Partnern. Dieses Projektkonsortium verfolgt gemeinsam die Projektidee. Zur Abstimmung und Planung können zusätzliche Videokonferenzen und bilaterale Besprechungen nötig sein. Etwa acht Wochen vor der Abgabefrist des Projektantrags (in der Regel März und Oktober) werden alle Details des Antrags ausgearbeitet. Das Budget wird entsprechend der Projektlaufzeit geplant und den Partnern zugewiesen bzw. mit ihnen abgesprochen. Hier sollte auch schon klar sein, ob das Projekt sich auch an den Prioritäten der EU orientiert:

  • Inklusion und Vielfalt in allen Bereichen der allgemeinen und beruflichen Bildung
  • Umwelt und Bekämpfung des Klimawandels
  • Bewältigung des digitalen Wandels durch Aufbau von digitaler Bereitschaft
  • Gemeinsame Werte, zivilgesellschaftliches Engagement und Teilhabe

Strukturiertes Projektmanagement bei ERASMUS+

Erasmus Plus Projektmeeting
ERASMUS+  Projekt ‚Perspektive‘ Kick Off-Meeting im Februar 2024

Während dieser Phase können Partner gemeinsam an der Ausformulierung des Antrags mitarbeiten. Vor der Abgabe werden alle Partner über ihre Aufgaben informiert. Nach der Fertigstellung des Projektantrags, inklusive Gantt-Diagramm, Budgetplan und Projektablaufplan, kommen die Partner online zusammen, um letzte Details zu besprechen. Alle Partner haben ihre “Mandate Letter” unterschrieben und die leitende Organisation kann alle notwendigen Bereiche des Antrags im Online-System der Europäischen Kommission (https://webgate.ec.europa.eu/erasmus-esc/index/) hochladen. Da es sich europaweit pro Jahr um mehr als 10.000 Anträge handelt, lohnt es sich, dies nicht in letzter Sekunde zu tun.

Der Projektstart

Nachdem ein Projektantrag eingereicht wurde, heißt es erst einmal 3-6 Monate warten. Falls der Antrag durch die Nationale Agentur (in Deutschland: NaBIBB https://www.na-bibb.de/erasmus-erwachsenenbildung/partnerschaften-fuer-eine-zusammenarbeit/antragsverfahren ) für förderfähig und durch externe Gutachter für gut befunden wurde, erfolgt auf Basis eines Punktesystems im positiven Fall ein Förderzuschlag. Bis zum eigentlichen Projektbeginn erfolgen jedoch noch mehrere Schritte. Dazu gehören das Schließen von Verträgen, die Festlegung erster Termine und die Vorbereitung des Kick Off-Meetings (KOM). Zu Beginn eines Projektes gilt es, den Projektantrag und die ausformulierte Projektidee nochmals durchzugehen. Da Projektantrags-Evaluationen in der Regel viele Monate in Anspruch nehmen, sind Projektdetails u.U. nicht mehr präsent. Als Projektleitung sollte man daher vor dem KOM die Inhalte des Antrags in einen Aufgabenkatalog übertragen und mit den Projektpartnern teilen. Mit diesem Vorgehen gewährleistet man, dass nach dem KOM alle Partner für die Projektumsetzung bereit sind. Nun stehen dem Projektkonsortium spannende 9 bis 36 Monate bevor, in denen die Projektidee ausprobiert und auf Herz und Nieren geprüft werden kann. Unsere aktuellen Projekte sind hier zu finden: projects.talentbruecke.de.

Steffen Leist

Steffen Leist

Projektleiter Internationale Projekte

From application to project: the path to a successful ERASMUS+ project

ERASMUS+ – from the idea to cooperation

Every project starts with an idea. TALENTBRÜCKE or our cooperation partners regularly come up with innovative project ideas (in the current application cycle, for example, on the topics of sport in prison or resocialisation). In addition to bilateral agreements, there is also the opportunity to present ideas at the “Conference on Project Development” (CPD). Similar to the “Eurovision Song Contest”, participating organisations from all over Europe present their project ideas. Over a period of around three months and in two face-to-face events, the network decides by voting which ideas sound the most exciting and will therefore be developed into a project proposal.

The ERASMUS+ priorities  

If an agreement is reached, the applicant organisation forms a consortium of interested partners. This project consortium pursues the project idea together. Additional video conferences and bilateral meetings may be necessary for coordination and planning. All the details of the application are finalised around eight weeks before the project application deadline (usually March and October). The budget is planned according to the project duration and allocated to the partners or agreed with them. It should also be clear at this stage whether the project is also orientated towards the EU’s priorities:

– Inclusion and diversity in all areas of education and training

– Environment and combating climate change

– Managing digital change by building digital readiness – Shared values, civic engagement and participation

Structured project management for ERASMUS+

During this phase, partners can work together on the formulation of the application. Before submission, all partners are informed of their tasks. Once the project proposal has been finalised, including the Gantt chart, budget plan and project schedule, the partners meet online to discuss the final details. All partners have signed their “Mandate Letter” and the lead organisation can upload all necessary sections of the application to the European Commission’s online system ( https://webgate.ec.europa.eu/erasmus-esc/index/  ). As there are more than 10,000 applications per year across Europe, it is worth not doing this at the last minute.

The start of the project with ERASMUS+

Erasmus Plus Projektmeeting
ERASMUS+  Projekt ‚Perspektive‘ Kick Off-Meeting im Februar 2024

Once a project application has been submitted, the first step is to wait 3-6 months. If the application is deemed eligible for funding by the national agency (in Germany: NaBIBB https://www.na-bibb.de/erasmus-erwachsenenbildung/partnerschaften-fuer-eine-zusammenarbeit/antragsverfahren ) and has been approved by external experts, funding is awarded on the basis of a points system in the positive case. However, there are still several steps before the actual start of the project. These include concluding contracts, setting initial deadlines and preparing for the kick-off meeting (KOM). At the start of a project, it is important to go through the project application and the formulated project idea again. As project application evaluations usually take many months, project details may no longer be present. Project managers should therefore transfer the contents of the application into a task catalogue before the COM and share it with the project partners. This procedure ensures that all partners are ready for project implementation after the COM. The project consortium now faces an exciting 9 to 36 months in which the project idea can be tested and put through its paces. Our current projects can be found here: projects.talentbruecke.de.

Steffen Leist

Steffen Leist

Projektleiter Internationale Projekte